Phần mềm Quản lý văn thư lưu trữ

Phần mềm Quản lý văn thư lưu trữ là gì? 

Phần mềm quản lý văn thư là một trong những phần mềm được sử dụng khá phổ biến hiện nay trong các tổ chức cơ quan hành chính và các đơn vị doanh nghiệp nhằm đáp ứng các yêu cầu về quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu một cách khoa học, đầy đủ, toàn diện khả năng tra cứu nhanh chóng, kịp thời. Đồng thời cung cấp bộ công cụ hỗ trợ quản lý mạnh mẽ trong điều hành công việc của tổ chức, cơ quan.

Phần mềm quản lý văn thư là giải pháp tối ưu trong việc tin học hóa công tác hành chính, văn thư lưu trữ.  Phần mềm giúp giảm tải công việc cho bộ phận văn thư, mang đến hiệu quả nhất định, quản lý, tiết kiệm thời gian, chi phí và không gian lưu trữ tài liệu văn bản. Hiện đại hóa, đổi mới và nâng cao vai trò quan trọng của bộ phận văn thư góp phần hiện đại hóa công tác quản lý của tổ chức, cơ quan nói chung.

Các chức năng và tiện ích

• Các chức năng quản lý văn thư với đầy đủ các nghiệp vụ liên quan như cập nhật văn bản đi, đến, tờ trình, chức năng phân loại văn bản, phê duyệt văn bản, có thể xem trực tiếp văn bản đính kèm và thống kê công văn theo ngày, tuần, tháng, năm.
• Chức năng quản lý hồ sơ, tài liệu, lưu trữ một cách đầy đủ và khoa học. Người dùng quản lý sắp xếp các tài liệu theo từng thời kỳ, theo vụ việc liên quan hoặc theo dõi những sự kiện thời sự đã và đang diễn ra chưa biết khi nào mới kết thúc.
• Chức năng đính kèm file nội dung văn bản kèm theo tiêu đề của văn bản. Điều này giúp cán bộ, công chức trong cơ quan có thể dễ dàng truy cập và xem nội dung văn bản thay vì chỉ nắm được tiêu đề của văn bản nếu như không có gắn file đính kèm. Việc đính kèm file có thể được thực hiện đối với hàng loạt văn bản cùng 1 lúc chứ không phải thực hiện với từng văn bản.
• Chức năng bình luận văn bản: Người dùng khi xem văn bản có thể thực hiện bình luận hoặc đưa ra ý kiến cá nhân liên quan đến văn bản. Tính năng này áp dụng hiệu quả trong trường hợp văn bản có phát sinh vướng mắc trong quá trình triển khai áp dụng hoặc lấy ý kiến dự thảo văn bản. Người dùng thông qua chức năng này gửi và chia sẻ ý kiến để đơn vị phát hành văn bản nắm để có điều chỉnh kịp thời đối với các vướng mắc phát sinh
• Chức năng cho phép tạo mối quan hệ giữa các văn bản. Thông qua sơ đồ quan hệ, người dùng có thể biết được văn bản đang xem đã bị thay thế hoặc thay thế văn bản nào khác, là cơ sở để ban hành những văn bản nào hoặc được ban hành trên cơ sở văn bản nào.
• Chức năng cho phép xác định số ngày hoặc thời hạn phải xử lý xong. Những văn bản phải xử lý sẽ được phân công cho những đơn vị cấp dưới thực hiện theo bảng phân công xử lý văn bản. Các đơn vị này nhìn vào nội dung phân công sẽ tổ chức thực hiện xử lý văn bản theo thời hạn đã ghi. Chức năng này giúp cơ quan triển khai quản lý văn bản đến một cách chặt chẽ, những đơn vị chậm xử lý văn bản hoặc xử lý chưa triệt để đều thể hiện rõ trên chương trình, là cơ sở để lãnh đạo cơ quan đánh giá khả năng hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị, mức độ tồn đọng công việc của các phòng ban, đơn vị cấp dưới.
• Chức năng cho phép từng đơn vị tự in, thống kê văn bản theo biểu mẫu quy định của pháp luật về văn thư lưu trữ; thống kê các văn bản còn tồn chưa xử lý hoặc quá hạn xử lý kèm theo lý do về sự chậm trễ xử lý….Chức năng này áp dụng hiệu quả đối với các cơ quan, đơn vị thường hay phải xử lý trả lời văn bản đến.
• Và rất nhiều tính năng khác…

• Các lợi ích đem lại.

  Đối với cấp lãnh đạo.

  • Hỗ trợ việc chỉ đạo điều hành công tác văn thư của lãnh đạo.
  • Cho phép lãnh đạo cơ quan, đơn vị thực hiện phê duyệt xử lý văn bản đến ngay trên phần mềm được cài đặt trên máy tính hoặc thiết bị di động thông  minh với khả năng chỉ đạo đối với từng đơn vị cụ thể và có thể chỉ đạo từ xa khi họp ở ngoài hoặc đi công tác.
  • Cho phép lãnh đạo các đơn vị từ văn bản nhận được có thể khởi tạo công việc liên quan giao cho công chức trong đơn vị xử lý và theo dõi thông qua đầu công việc đó.
  • Cho phép lãnh đạo cơ quan thực hiện xem và phê duyệt các văn bản do các đơn vị trình ban hành.
  • Theo dõi đánh giá đình hình xử lý văn bản của các đơn vị chức năng cấp dưới.

  Đối với cấp nhân viên:

  • Giúp bộ phận văn thư hiện đại hóa quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản, sắp xếp hồ sơ tài liệu một cách khoa học, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu văn bản khi có yêu cầu.
  • Xử lý văn bản đi văn bản đến hiệu quả, giảm thiểu sai sót, thất lạc.
  • Hỗ trợ công tác thống kê báo cáo, in sổ công văn
  • Tạo ra không gian làm việc chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian đi lại và chi phí hành chính.